Är du nybliven kassör? Grattis! Att vara kassör kan vara ett riktigt givande arbete! Du kommer att lära dig mycket om hur det praktiskt går till att vara ekonomiansvarig i en förening, något du kommer ha med dig hela livet. När du väl fått lära dig grunderna är det inte heller så mycket jobb. Som kassör sköter du klubbens ekonomi men behöver inte vara expert på bokföring. Du bör dock ha ett stort intresse och engagemang i föreningen samt även ha erfarenhet av eller kunskap om förhållandet mellan ekonomi och verksamhet i föreningslivet. Det är klubbstyrelsen som ytterst ansvarar för klubbens förvaltning.
Kassör i ideell förening
Kassören har hand om de övergripande ekonomiska uppgifterna. Man kan säga att kassören förvaltar föreningens ekonomiska tillgångar. Kassören är ansvarig att kontinuerligt informera om den ekonomiska situationen i föreningen. Kassören är den person som har hand om de löpande ekonomiska uppgifterna och bör därmed ha intresse och engagemang i föreningen och kunna upprätta en resultaträkning, balansräkning och ett eventuellt bokslut. Resultat- och balansräkning är förenklingar av resultat- och balansrapport. Arbetsuppgifterna innebär att sköta det löpande ekonomiska arbetet som bokföring, registrering av medlemsavgifter och betalning av fakturor, löpande informera de övriga i föreningen om det ekonomiska läget samt att söka bidrag från exempelvis kommun eller organisationer. Kassören hjälper även till vid styrelsens beslut och planering kring ekonomin. Tillsammans med ordförande är kassören ofta firmatecknare.
Kassörens uppgifter
- ansvarar för föreningens ekonomi och bokföring
- sköter föreningens inbetalningar och utbetalningar
- upprättar bokslut
- rapporterar regelbundet till styrelsen om föreningens ekonomiska situation
- kassören är ofta tillsammans med ordförande firmatecknare för föreningen
- ansvarar tillsammans med ordförande för att föreningens ansökningar om bidrag lämnas in i tid till rätt myndighet
- kassören är vanligtvis ansvarig för att deklarera, lämna inkomstuppgifter till Skatteverket och betala ev. arbetsgivaravgifter
- sköter föreningens medlemsregister
- deltar i styrelsearbetet
Bankkonto
Den som är firmatecknare i den ideella föreningen ska se till att det tecknas ett bankkonto med ev. koppling till bank- eller plusgiro. Bankkonto används för att göra ekonomiska transaktioner till och från föreningen. För att teckna ett giro krävs ett protokollsutdrag från ett styrelsemöte som verifierar detta beslut. Om föreningen har fler firmatecknare ska det framgå om personerna kan göra transaktioner var för sig eller om föreningen har beslutat att de måste göra det tillsammans. För att öppna ett bankkonto gå till en bank så hjälper de er. Om du är kassör i en liten ideell förening med relativt sett få transaktioner och inget större behov av bank- eller plusgirokoppling kan det vara ett alternativ att öppna ett separat konto i kassörens namn för att minimera årskostnaden för kontot.
Bokföring
Bokföring kan förklaras som systematisk dokumentering av ekonomiska händelser. Bokföringen ska ge en klar bild av och återge hur föreningens pengar har använts och från vem eller vilka föreningen har fått pengar. Samtliga ekonomiska händelser i föreningen ska dokumenteras. De uppgifter som visar dessa ekonomiska händelser: kvitton, utbetalningsbesked, inbetalningsavier osv., kallas verifikationer. Alla verifikationer ska sparas. De ligger till grund för bokföringen då de tydliggör och styrker de siffror som finns i bokföringen. Det är viktigt att kassören har ett system för att spara verifikationerna. De bör vara numrerade och sparas i kronologisk ordning så det är lätt för den som önskar att ta del av dessa kan göra det.
En verifikation ska innehålla:
- Datum när den sammanställdes
- Datum som avser den ekonomiska händelsen (t.ex. datum för köpet)
- Kort beskrivning av köpet eller den ekonomiska händelsen
- Beloppet med en specificering av momsen
- Motparten, affären eller företaget som har sålt eller köpt varan/tjänsten
- Ibland får man inte alla dessa uppgifter vid ett köp. Då kan man skriva en egen verifikation och ta med uppgifterna ovan.
Många föreningar använder en dagbok eller kassabok för att göra den ekonomiska dokumentationen. Dagböcker och kassaböcker för ideella föreningar kan köpas i en vanlig bokhandel. Andra föreningar väljer att använda sig av bokföringsprogram på datorn. Det finns flera företag som säljer program som är anpassade för ideella föreningar. En del av dessa program ger också möjlighet att kombinera medlemsmatrikeln till den ekonomiska dokumentationen. Exempel på program: Visma Förening, SpeedLedger och Fortnox. Det finns också gratisprogram och enkla mallar som du kan få tag på om du söker på nätet.
Budget
Det är kassörens ansvar att ge ett förslag till budget. Denna budget ska sedan medlemmarna besluta om på årsmötet. En budget är en prognos över planerade ekonomiska händelser. Det innebär hur kassören föreslår att föreningen ska använda sina pengar och hur man planerar att få pengar till föreningen. Budgeten är en central handling eftersom den talar om för styrelsen hur medlemmarna vill använda föreningens pengar. Detta blir ett ledande verktyg för styrelsen under verksamhetsåret. Styrelsen får också en större kontroll över hur man ska göra inköp, anställa personal, fördela de ekonomiska resurserna med mera.
Resultat-, balansräkningar och bokslut
En resultaträkning är en sammanställning av föreningens intäkter och kostnader. En resultaträkning ger en bild över ekonomiska händelser i föreningen över en tid. För varje räkenskapsår sammanställs en resultaträkning som kan jämföras med budgeten för samma år eller resultaträkningar från föregående år. En balansräkning är en förteckning av de tillgångar och skulder som föreningen har vid en bestämd tidpunkt. Det är vanligt att kassören med jämna mellanrum presenterar föreningens ekonomiska händelser, på t.ex. styrelsemöten.
Ett bokslut innebär att man avslutar den ekonomiska boken för ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår följer oftast kalenderåret (dvs.1 jan – 31 dec.) och verksamhetsåret för föreningen. I ett bokslut sammanfattas den ekonomiska delen av föreningens arbete. Att göra ett bokslut innebär att man sammanställer alla ekonomiska händelser och transaktioner i en resultat- och balansräkning.
Medlemsmatrikeln
Ofta är det kassören som är ansvarig för att uppdatera medlemsmatrikeln utifrån vilka medlemmar som har betalt sin medlemsavgift till föreningen. Det är viktigt att medlemsmatrikeln kontinuerligt uppdateras. Medlemsmatrikeln är en central värdehandling i föreningen och det är därför viktigt att kassören inte glömmer att lämna den vidare om hon eller han avslutar sitt uppdrag.
Arkivering
Kassören måste spara de ekonomiska handlingarna på ett organiserat sätt, så medlemmar och andra har möjlighet att ta del av det. All räkenskapsinformation ska bevaras under minst sju år efter räkenskapsårets slut. Räkenskapsinformation är handlingar som är av betydelse för att man ska kunna förstå bokföringen.
Exempel på detta är:
- verifikationer, dvs. kvitton, fakturor m.m.
- kontoplaner
- instruktioner om redovisningsprinciper
- bokföring (grundbok, huvudbok)
- inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken
Bokföringsnämnden har tagit fram en handbok i grundläggande bokföring som kallas ”Att föra bok”. Handboken är främst riktad till näringsidkare, men kan ända vara givande och lärorik för kassörer i ideella föreningar. Den kan laddas hem gratis här: Att föra bok.
Många av studieförbunden ger kurser i bokföring och ekonomiskt arbete och ansvar i föreningslivet. Läs mer om studieförbunden på deras respektive hemsidor:
- Arbetarnas bildningsförbund
- Studieförbundet Bilda
- Folkuniversitetet
- Nykterhetsrörelsernas Bildningsförbund
- Sensus
- SISU Idrottsutbildarna
- Studiefrämjandet
- Studieförbundet Medborgarskolan
- Studieförbundet Vuxenskolan
- Bokföringsnämnden - Att föra bok
- Holmström, Nancy, 2013 - Redovisa Rätt
- Lundén, Björn, 2007 - Redovisning i ideella föreningar
- Lindblad, Jan och Lunden, Björn, 2007 - Ideella föreningar – skatt, ekonomi och juridik
- Lundén, Björn och Smitterberg, Ann-Britt, 2007 - Bokföring: praktisk handbok med konteringsexempel
- Thunberg, Björn, 2006 - Den ideella föreningen: juridik och ekonomi
- Kassör
- Föreningar och bokföring
- Grunderna i ekonomi för ideella föreningar
- Checklista årsavslut
- Föreningshjälpen
- Kassören
- Kassörens roll
- Kassör i klubben
- Lathund ideell förening
- Handbok för kassörer
- Föreningskassör - så funkar det
