Ineffektiva möten är tyvärr en stor börda för alltför många. Alla som kallar till ett möte har därför ett särskilt stort ansvar för att de möten de själv kallar till är effektiva och inte slösar dyrbar tid för mötesdeltagarna.
3 tips för effektiva möten
Matthew May, författare och grundare av EDIT Innovation, menar att begreppet ”lean” även kan användas för mötesplanering och en effektivare möteskultur. Han förespråkar även fler och kortare möten. Här är hans intressanta och användbara tips:
- Fokusera på att fatta beslut. Samla den information och det underlag som krävs för att fatta beslutet innan själva mötet. Då sparar du in mötestid som kan användas till annat. Du behöver inte kalla till ett möte för att sedan landa in i att det behövs mer underlag – se till att skaffa underlaget innan och förbered materialet så att beslutsfattandet på själva mötet sedan går snabbt.
- Tolv minuter räcker. Har du förberett mötet väl , försett mötesdeltagarna med relevant underlag på förhand och följt punkt ett bör mötet vara snabbt avklarat. Medarbetarna som kallats till mötet ska omedelbart förstå varför de är där. Hellre många och korta, effektiva möten än långa och ineffektiva.
- Var inte social. Var inte rädd för att vara osocial. Väl på plats ska du inte behöva känna något tvång att småprata och knyta kontakter. Det kan du göra över en lunch, vid kaffeautomaten eller vid andra tillfällen.
Matthew föreslår följande tre kontrollfrågor för att avgöra om möteskulturen behöver förändras. Är svaren nekande kan det vara ett tecken på att nya mötesrutiner behöver instiftas.
- Tillförde mötet något mervärde för deltagarna?
- Handlade mötet om en viktig och avgörande fråga?
- Kunde mötet startas och avslutas på avtalat tid utan onödig väntan?
